VOLUNTEER MANAGER

Mother Meera’s Future City College of Madanapalle in India is a project that will need many, many Project Volunteers of all trades and competences which will be a long-term engagement for some and a flash engagement for others. The necessary workforce team needed for this huge project is being put together with long term volunteers and new volunteers just joining the project at this time.

Competences and aptitudes required:

• To be familiar with the tasks of a manager.
• To master a manager’s functions.
• To know the existing tools to facilitate the manager work frame.
• To be able to determine the needs in volunteer resources associated to the activities and to the services required.
• To be able to analyse the risks involved for the volunteer in regards to the task.
• To prepare the task descriptions and keep them up to date.
• To elaborate a welcoming procedure.
• To facilitate the volunteer’s integration.
• To control the possible conflicts and crises that may come up with the project.
• To be at ease with English language since the volunteers will come from different countries.

Following are the Volunteers Manager’s tasks:

• Preparing or revising recruiting strategies.
• Elaborating a selection method for the registered volunteers.
• Recruiting the selected volunteers and making an agreement about the designated task.
• Reaffirming the volunteer’s commitment
• Making sure of the integrity and the fidelity of the chosen volunteers.
• Verifying the competences pursued.
• Presenting the chosen volunteer to the person responsible for the required task (ex: the responsible engineer).
• Taking the necessary measures to support volunteers.
• Offering a support to the volunteers in a safe environment.
• Assuring the efficient participation of the volunteers.
• Assigning the proper tasks depending on the volunteer’s experiences and preferences.
• Giving a specific description of the task and indicating their responsibilities and their functions.
• Offering necessary support, formation, and supervision assisted by competent workers.
• Considering volunteers as members of an important project.
• Establishing means to emphasis appreciation towards the volunteers.
• Inviting volunteers to participate to the planning or the conception of the ways to be used to solve a problem.
• Encouraging volunteers to make suggestions and bring up new ideas.
• Letting each volunteer know his legal responsibilities.
• Applying the Code of Ethics and usual policies.

When the volunteer is accepted and has all the required competences, the Volunteer Manager will make a follow-up with each individual to:

• Make sure of the well-being of each volunteer.
• Consider the needs and the motivations of the volunteers.
• To see that the responsibilities and obligations towards Mother Meera Society are being
• Let the volunteer express his/her satisfaction.
• Evaluate the degree of satisfaction of the volunteers for their tasks, supervision or needs.
• See the volunteer’s interest for the task presented to him/her.
• See that the volunteer respects the objective under development, other colleagues, and the surrounding collectivity.
• Make sure that the assistance to the volunteers respect the existing laws on volunteering.
• See that the volunteer be responsible in the practice of his/her task.
• See that the volunteer respects the laws, regulations and policies of Mother Meera Society.
• Analyse and improve at any time the efficiency of the volunteer’s program.

The Volunteers Manager can also (optional):

• Be grateful for the sustained volunteer’s contributions.
• Enhance the influence of their engagement.
• Organize social encounters to show gratitude to volunteers.
• Encourage a strategy of promotion to up-lift volunteer’s actions.
• Represent the Society in different events associated to the volunteers.

The task of a Volunteer Manager could be entrusted to an active member of the existing volunteers or to a person having other activities within the organization. The Volunteer Management position is essential for the mission undertaken by Mother Meera Society to design and build the City College in Madanapalle.

Volunteers may occupy jobs corresponding to their needs, to their schedule of time available while respecting the needs of the Society. All jobs for volunteers are offered in a common interest between the volunteers and the Society. It is also important to establish a two-way relationship at the beginning of the engagement.

The volunteers will have an important role in the fulfillment of the project and will help to maintain health and vitality of the whole organism as well as the Volunteer Management program.

 The Volunteer Manager will also have a role in the planning of a workforce to accomplish the work at home during the design phases, specially when a volunteer cannot offer enough time to satisfy the needs in a specified discipline. It will be necessary then to find other candidates to cover the missing workforce in order to avoid slow down in that sector of the project.

The Volunteer Manager will be in permanent contact with the designers, the architects, the engineers, the managers of different professions and trades, with the project Planning Manager, and finally, with the City College Executive Comity.

Ref : Volunteers management – english.docx

GESTIONNAIRE DES BÉNÉVOLES

La future Cité Collégiale de Mère Meera à Madanapalle en Inde est un projet qui demandera beaucoup, beaucoup de bénévoles de tous les milieux et de toutes les compétences et qui sera, pour certains, certaines, un travail à long terme, et pour d’autres, un travail plus ponctuel. L’équipe nécessaire au travaux gigantesques qui l’attendent est en train de se former avec des bénévoles de longue date et d’autres qui se joignent à l’équipe présentement.

Compétences et aptitudes requises :

• Bien connaître son rôle de gestionnaire
• Maîtriser ses fonctions en tant que gestionnaire
• Connaître les outils qui sont mis à sa disposition pour faciliter son travail d’encadrement.
• Être en mesure de déterminer les besoins en ressources de bénévoles associées aux activités et aux services à prévoir.
• Être en mesure d’effectuer une analyse des risques des postes de bénévoles.
• Préparer les descriptions de tâches et les garder à jour.
• Élaborer des procédures d’accueil.
• Faciliter l’intégration des bénévoles.
• Gérer les conflits et les crises qui pourraient survenir avec le projet.
• Bien maîtriser l’anglais, car les bénévoles viendront de différents pays.

Voici les tâches que devra remplir le Gestionnaire des bénévoles :

• Préparer ou réviser une stratégie de recrutement.
• Élaborer un processus de sélection des candidats inscrits.
• Recruter les candidats sélectionnés et établir une entente au sujet des tâches à accomplir.
• Réaffirmer les modalités de l’engagement du bénévole.
• S’assurer de l’intégrité et de la fidélité des bénévoles visés.
• Faire un survol des compétences recherchées.
• Présenter les candidats choisis au responsable d’un domaine spécifique où l’aide est demandée (Ex : un ingénieur).
• Prendre les mesures nécessaires pour soutenir les efforts des bénévoles.
• Offrir un soutien aux bénévoles dans un milieu sécuritaire.
• Assurer la participation efficace des bénévoles.
• Assigner des tâches adéquates selon l’expérience et la préférence des bénévoles.
• Fournir une description de tâche précise et indiquer leurs responsabilités et leurs fonctions.
• Offrir le soutien, la formation et l’encadrement nécessaires assistés par des personnes compétentes.
• Considérer les bénévoles comme des membres importants du projet.
• Établir des moyens pour faire valoir la reconnaissance envers les bénévoles.
• Inviter les bénévoles à participer à la planification ou à l’élaboration des moyens à prendre pour solutionner un problème.
• Les encourager à faire des suggestions et à apporter de nouvelles idées.
• Faire connaître la responsabilité juridique de chaque bénévole.
• Appliquer le code d’éthique et les politiques.

Lorsque le candidat est accepté et qu’il a les compétences requises, le gestionnaire des bénévoles s’assurera de faire un suivi sur chaque individu pour :

• S’assurer du bien-être de chaque bénévole.
• Considérer les besoins et les motivations des bénévoles.
• Voir à ce que les devoirs et les obligations des bénévoles envers la Société Mère Meera soient respectés.
• Laisser le bénévole exprimer sa satisfaction.
• Évaluer le degré de satisfaction des bénévoles quant à leurs tâches, leur encadrement ou les besoins.
• Voir à l’intérêt que le bénévole présente pour la tâche qui lui est confiée.
• Voir à ce que le bénévole respecte l’objectif en développement, les autres collaborateurs et la collectivité à proximité.
• S’assurer que l’encadrement des bénévoles soit respecté par les lois existantes sur le bénévolat.
• Que le bénévole soit responsable dans l’exercice de sa fonction.
• Voir à ce que le bénévole respecte les lois, les règlements et les politiques de la Société Mère Meera.
• Analyser et améliorer à tout moment l’efficacité du programme pour bénévoles.

Le Gestionnaire des bénévoles peut aussi (facultatif) :

• Avoir une reconnaissance pour la contribution soutenue des bénévoles.
• Favoriser le rayonnement de leur engagement.
• Organiser des rencontres sociales pour remercier les bénévoles.
• Promouvoir une stratégie de promotion pour encourager l’action des bénévoles.
• Représenter la Société dans différents événements associés aux bénévoles.

La tâche d’un gestionnaire des bénévoles peut être confiée à un membre actif du personnel existant, en tant que bénévole, ou à une personne chevauchant d’autres responsabilités dans l’organisation. La Gestion des bénévoles est essentielle à la mission que s’est donnée la Société Mère Meera pour l’élaboration et la construction de la Cité Collégiale de Mère Meera à Madanapalle.

Les bénévoles peuvent occuper des postes qui correspondent à leurs besoins, à leur horaire de temps disponible tout en respectant les besoins de la Société Mère Meera. Tous les postes pour les bénévoles sont présentés en tenant compte des objectifs et des intérêts communs entre les bénévoles et la Société Mère Meera. Il est aussi très important d’établir une relation bidirectionnelle dès le début de l’engagement.

Les bénévoles auront un rôle primordial dans l’accomplissement du projet et assureront la santé et la viabilité de tout l’Organisme en plus du programme de Gestion des bénévoles.

Le Gestionnaire des bénévoles aura un autre rôle à jouer sur la planification des ressources pour les travaux accomplis à la maison pendant la conception, principalement dans les cas où un bénévole ne peut pas fournir assez de temps de main d’œuvre pour couvrir les besoins de la discipline en demande. Il faudra alors trouver d’autres candidats pour palier à toute pénurie de main d’œuvre pour éviter de ralentir un secteur de la progression des travaux globaux.

Le Gestionnaire des bénévoles devra être en contact permanent avec les concepteurs, les architectes, les ingénieurs, les gestionnaires de différents métiers et professions et le planificateur du projet, sans oublier le Comité Exécutif de la Cité Collégiale.